Jak zmienić biuro rachunkowe bez utraty ciągłości

1. Zacznij od umowy i czterech dat

Sprawdź formę oraz okres wypowiedzenia, rozliczenie wynagrodzenia, sposób zwrotu dokumentacji i zasady zakończenia dostępu do systemów. Do części umów o świadczenie usług mogą odpowiednio stosować się przepisy o zleceniu, ale nie oznacza to, że każdą umowę można zakończyć bez skutków w dowolnym terminie. Znaczenie ma treść kontraktu, jego charakter i okoliczności wypowiedzenia.

W harmonogramie zapisz osobno: datę złożenia wypowiedzenia, ostatni okres rozliczany przez dotychczasowe biuro, dzień przekazania danych oraz pierwszy okres obsługiwany przez nowe biuro. Sama data podpisania nowej umowy nie rozstrzyga, kto ma przygotować konkretną deklarację albo listę płac.

• data i forma wypowiedzenia
• ostatni okres starego biura
• data przekazania dokumentacji
• pierwszy okres nowego biura

2. Podziel zadania, ale nie obiecuj przeniesienia całej odpowiedzialności

Plan przejęcia powinien wskazywać, kto zamyka ostatni miesiąc, sporządza deklaracje, odpowiada na rozpoczęte wezwania, przygotowuje korekty i przekazuje dane do płatności. Podział musi być zgodny z obiema umowami oraz faktycznie nadanymi pełnomocnictwami i dostępami.

Jeżeli firma prowadzi księgi rachunkowe, ich powierzenie biuru nie usuwa odpowiedzialności kierownika jednostki wynikającej z ustawy o rachunkowości, w tym odpowiedzialności za nadzór. Odpowiedzialność umowna biura i odpowiedzialność ustawowa przedsiębiorcy lub kierownika jednostki to dwa różne zagadnienia.

• zamknięcie ostatniego okresu
• deklaracje i korekty
• sprawy w toku i wezwania
• listy płac oraz zgłoszenia
• osoba zatwierdzająca po stronie firmy

3. Odbierz dokumenty według protokołu

Przygotuj listę przekazania dopasowaną do formy księgowości i zakresu usług. Powinna obejmować nie tylko pliki lub segregatory, lecz także dane potrzebne do zachowania ciągłości: salda i rozrachunki, ewidencję środków trwałych, nierozliczone zaliczki, historię deklaracji, urzędowe potwierdzenia odbioru, sprawy w toku oraz instrukcję używanych oznaczeń.

Nowe biuro powinno potwierdzić odbiór według uzgodnionej listy i wskazać zauważone braki. Takie potwierdzenie nie jest automatycznie audytem poprawności historycznych rozliczeń. Jeżeli firma oczekuje kontroli poprzednich okresów, zakres, metodę i odpowiedzialność trzeba zamówić oddzielnie.

• księgi lub ewidencje oraz eksport z programu
• deklaracje, pliki JPK i UPO
• rozrachunki, środki trwałe i otwarte okresy
• dokumentacja kadrowa i płacowa
• korespondencja urzędowa i sprawy w toku
• protokół braków oraz termin ich uzupełnienia

4. Przy pełnych księgach sprawdź miejsce ich prowadzenia

Jeżeli księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, art. 11a ustawy o rachunkowości nakłada na kierownika jednostki obowiązek powiadomienia właściwego urzędu skarbowego o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia ich wydania. Trzeba również zapewnić organom uprawnionym dostęp do ksiąg i dowodów księgowych.

Ten obowiązek dotyczy ksiąg rachunkowych w rozumieniu ustawy. Nie należy automatycznie przenosić go na każdą uproszczoną ewidencję podatkową. Przy zmianie biura ustal więc najpierw formę prowadzonej księgowości i dopiero do niej dobierz formalności.

5. Nadaj nowe i odbierz stare pełnomocnictwa oraz dostępy

Sporządź rejestr dostępów zamiast przekazywać hasła. Dla każdego systemu zapisz właściciela, zakres, osobę nadającą, termin aktywacji i termin odebrania. Dotyczy to między innymi KSeF, systemów podatkowych i ubezpieczeniowych, programu księgowego, dysku dokumentów oraz bankowości, jeśli biuro miało do niej uzgodniony dostęp.

W KSeF zakończenie umowy nie usuwa uprawnień automatycznie. Biuro lub jego pracownik nie zawsze może samodzielnie zrezygnować z posiadanego dostępu. Podatnik albo osoba uprawniona do zarządzania uprawnieniami powinna odebrać dostęp, sprawdzić listę uprawnionych i zachować potwierdzenie rezultatu. Odebranie uprawnień administratorowi nie zawsze usuwa uprawnienia, które nadał wcześniej innym osobom.

• zinwentaryzuj wszystkie uprawnienia
• nadaj minimalny zakres nowemu biuru
• odbierz dostęp poprzedniemu biuru
• sprawdź uprawnienia pośrednie
• potwierdź rezultat w każdym systemie

6. Zamknij przetwarzanie danych osobowych

Dokumenty księgowe i kadrowe zawierają dane osobowe klientów, pracowników i kontrahentów. Najpierw ustal role stron dla poszczególnych procesów. Jeżeli biuro działało jako podmiot przetwarzający, umowa powierzenia powinna określać, czy po zakończeniu usługi dane i kopie są zwracane czy usuwane, z uwzględnieniem danych, które trzeba zachować na podstawie prawa.

Przekazanie dokumentacji pracowniczej musi zachować jej poufność, integralność, kompletność i dostępność. Użyj kontrolowanego kanału, sporządź protokół, wskaż wyjątki retencyjne i ustal, kto odpowiada za archiwum po zmianie. Nie traktuj zwykłego e-maila z załącznikiem jako domyślnie wystarczającego sposobu przekazania całych akt.

• ustalenie ról RODO
• bezpieczny kanał przekazania
• zwrot lub usunięcie kopii
• wyjątki wynikające z obowiązków retencyjnych
• protokół zakończenia powierzenia

7. Zabezpiecz pierwszy miesiąc po zmianie

Przez pierwszy okres prowadź wspólną listę spraw otwartych. Powinna pokazywać dokument, termin ustawowy lub umowny, osobę odpowiedzialną i status. Szczególną uwagę zwróć na wynagrodzenia, płatności podatków i składek, korekty, faktury oczekujące na opis oraz wezwania z krótkim terminem odpowiedzi.

Po pierwszym zamknięciu okresu porównaj listę przekazania z danymi wykorzystanymi w rozliczeniu. Braki wyjaśniaj pisemnie i bez zwłoki. Dopiero ten krok kończy operacyjne przejęcie; nie kończy jednak obowiązków archiwizacyjnych ani ewentualnej odpowiedzialności za wcześniejsze okresy.

• kalendarz deklaracji i płatności
• lista brakujących dokumentów
• kontrola sald otwarcia
• potwierdzenie pierwszej listy płac
• zamknięcie dostępów starego biura