KSeF: od kiedy obowiązuje i kogo dotyczy?

Terminy KSeF obowiązujące w 2026 roku

KSeF 2.0 został uruchomiony produkcyjnie 1 lutego 2026 r. Od tej daty obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych objął podatników, u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.

Drugi etap rozpoczął się 1 kwietnia 2026 r. i objął pozostałych podatników oraz inne podmioty wystawiające faktury, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w przepisach. Od 1 stycznia 2027 r. rozwiązanie przejściowe dla najmniejszych podatników ma się zakończyć.

• 1 lutego 2026 r.: podatnicy ze sprzedażą brutto za 2024 r. powyżej 200 mln zł
• 1 kwietnia 2026 r.: pozostali podatnicy i podmioty wystawiające faktury, z wyjątkami ustawowymi
• 1 stycznia 2027 r.: obowiązek także dla podatników korzystających w 2026 r. z limitu 10 tys. zł miesięcznie

Wystawianie i odbieranie faktur to dwa różne terminy

Etapowanie dotyczyło obowiązku wystawiania faktur. Otrzymywanie faktur za pośrednictwem KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 r. także tych przedsiębiorców, którzy własne faktury zaczęli obowiązkowo wystawiać dopiero od 1 kwietnia albo korzystają z rozwiązania dla najmniejszych podatników.

W praktyce firma powinna mieć dostęp do faktur zakupowych w KSeF niezależnie od tego, czy sama wystawia już wszystkie faktury w systemie. Sprzedawca, który prawidłowo przesłał fakturę B2B do KSeF, co do zasady nie musi dodatkowo dostarczać jej krajowemu nabywcy z NIP poza systemem.

Kogo co do zasady obejmuje KSeF

Obowiązkowy KSeF dotyczy co do zasady faktur wystawianych przez podatników VAT w relacjach gospodarczych, niezależnie od tego, czy podatnik jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia. Znaczenie ma rodzaj dokumentu, transakcji i status stron, a nie wyłącznie forma prawna firmy.

Jednoosobowa działalność, spółka z o.o. i fundacja mogą więc podlegać tym samym regułom wystawiania faktur, ale różnić się sposobem uwierzytelnienia i nadawania uprawnień. Zakres trzeba sprawdzić indywidualnie w przepisach i materiałach MF, szczególnie przy transakcjach zagranicznych, samofakturowaniu lub szczególnych dokumentach.

Jak działa limit 10 000 zł do końca 2026 roku

Do końca 2026 r. podatnik może wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem udokumentowana takimi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. To rozwiązanie przejściowe, a nie trwałe zwolnienie z KSeF.

Jeżeli limit zostanie przekroczony w danym miesiącu, obowiązek powstaje od faktury, która spowodowała przekroczenie. Według wyjaśnień MF podatnik nie wraca potem do poprzednich zasad, nawet gdy w kolejnych miesiącach wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami spadnie poniżej limitu.

• limit liczy się miesięcznie i w kwocie brutto
• obowiązek powstaje od faktury przekraczającej limit
• po przekroczeniu limitu kolejne faktury powinny być wystawiane w KSeF
• od 1 stycznia 2027 r. wyjątek ma przestać działać

Faktury dla konsumentów i dokumenty poza KSeF

Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, czyli B2C, nie są objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Przedsiębiorca może wystawić taką fakturę w systemie dobrowolnie, ale musi zapewnić konsumentowi dostęp do dokumentu w uzgodniony sposób.

Do KSeF nie przesyła się między innymi faktur proforma, dowodów wewnętrznych, not uznaniowych ani not obciążeniowych. Do końca 2026 r. działają też szczególne rozwiązania dotyczące faktur z kas rejestrujących i paragonów z NIP uznawanych za faktury uproszczone. Faktury VAT RR i VAT RR KOREKTA mają odrębne zasady i strukturę.

Co firma powinna sprawdzić teraz

Sama odpowiedź na pytanie o datę obowiązku nie wystarczy. Firma potrzebuje narzędzia zgodnego z KSeF 2.0, osób z właściwymi uprawnieniami, dostępu do faktur zakupowych, opisanego obiegu korekt i procedury na wypadek niedostępności systemu lub internetu.

Jeśli sytuacja firmy nie mieści się w prostym modelu krajowego B2B, warto potwierdzić zakres indywidualnie. Ten poradnik ma charakter ogólny i nie zastępuje analizy konkretnej transakcji ani statusu podatnika.