Jak wystawić fakturę w KSeF?

Zanim zaczniesz: uprawnienie i właściwy kontekst firmy

Fakturę może wysłać podatnik albo osoba lub podmiot uprawniony do działania w jego imieniu. Po zalogowaniu upewnij się, że pracujesz w kontekście właściwego NIP i masz uprawnienie do wystawiania faktur.

Metoda uwierzytelnienia nie zastępuje uprawnienia. Podpis Zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana, certyfikat KSeF lub token służą do potwierdzenia dostępu w odpowiednim narzędziu, ale zakres możliwych czynności wynika z uprawnień w KSeF.

• właściwy NIP podatnika
• uprawnienie do wystawiania
• bezpieczna metoda uwierzytelnienia
• aktualne narzędzie KSeF 2.0

Krok 1. Wybierz narzędzie

Możesz korzystać z programu finansowo-księgowego zintegrowanego z API KSeF 2.0 albo z bezpłatnego narzędzia MF. Aplikacja Podatnika KSeF umożliwia między innymi wystawianie i odbieranie faktur, zarządzanie uprawnieniami oraz pobieranie UPO; prostsze scenariusze obsługują też aplikacja mobilna i e-mikrofirma.

Nazwy przycisków mogą różnić się między programami, ale logika procesu pozostaje podobna: przygotowanie danych, walidacja, wysyłka, sprawdzenie statusu i odebranie potwierdzenia.

Krok 2. Uzupełnij obowiązkowe dane faktury

W formularzu podaj dane stron transakcji, daty, pozycje faktury, kwoty i właściwe stawki podatku. W zależności od rodzaju dokumentu mogą być wymagane dodatkowe elementy, na przykład dane faktury pierwotnej przy korekcie lub dane zamówienia przy fakturze zaliczkowej.

Dane biznesowe, takie jak termin i forma płatności albo dane kontaktowe, mogą być dodawane, jeżeli są potrzebne. Przed wysyłką porównaj dokument z uzgodnieniem handlowym i sprawdź NIP nabywcy, kwoty, stawki, daty oraz rachunek płatniczy.

• sprzedawca i nabywca
• data i numer własny faktury
• pozycje, ilości i ceny
• stawki i kwoty podatku
• dane szczególne dla korekty lub zaliczki
• warunki płatności, jeśli są używane

Krok 3. Sprawdź dokument przed wysyłką

KSeF sprawdza zgodność pliku ze strukturą logiczną i uprawnienie wysyłającego, ale nie zastępuje biznesowej kontroli treści. Poprawny technicznie dokument nadal może zawierać błędny towar, cenę, kontrahenta albo termin płatności.

Dobrą praktyką jest rozdzielenie przygotowania od zatwierdzenia przy większej skali sprzedaży. Zakres kontroli powinien odpowiadać organizacji firmy, bez tworzenia fikcyjnej wielostopniowej procedury tam, gdzie wystawia jedna osoba.

Krok 4. Wyślij fakturę i sprawdź status

Po wysłaniu KSeF przetwarza dokument. System weryfikuje, czy wysyłający ma właściwe uprawnienie i czy plik zawiera elementy wymagane przez strukturę. W tym czasie nie traktuj samego komunikatu o rozpoczęciu wysyłki jako końcowego potwierdzenia.

W trybie online przyjęty dokument otrzymuje unikalny numer KSeF. To nadanie numeru potwierdza, że dokument przeszedł proces systemowy. UPO warto pobrać i zachować jako dowód przebiegu operacji, ale samo jego pobranie nie jest dodatkowym warunkiem prawnym wystawienia. Dla trybów offline przepisy odrębnie określają datę wystawienia i terminy dosłania.

• status przyjęcia dokumentu
• unikalny numer KSeF
• Urzędowe Poświadczenie Odbioru
• zapis rezultatu w używanym programie

Krok 5. Co zrobić po odrzuceniu

KSeF może odrzucić dokument między innymi wtedy, gdy plik nie jest zgodny z właściwą strukturą albo wysyłający nie ma wymaganego uprawnienia. Odrzucony dokument nie otrzymuje numeru KSeF i nie należy traktować go jako skutecznie wystawionej faktury w systemie.

Sprawdź komunikat, popraw przyczynę i prześlij dokument ponownie. Jeśli problem dotyczy programu, porównaj działanie z instrukcją dostawcy. Jeśli dotyczy uprawnień, nie obchodź go przekazywaniem cudzych danych logowania. Popraw konfigurację dostępu.

Tryby offline: najpierw rozpoznaj sytuację

Tryb offline24 pozwala przygotować fakturę zgodną ze strukturą e-Faktury bez bieżącego połączenia z KSeF, na przykład przy problemie z internetem. Dokument trzeba przesłać do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. W typowym krajowym obrocie z nabywcą posługującym się NIP kontrahent odbiera ją w KSeF po dosłaniu. Nie wydawaj jej wcześniej jako zwykłego etapu offline24.

Jeżeli odbiorca powinien otrzymać dokument poza KSeF w przypadku przewidzianym przepisami, udostępniana wizualizacja wymaga właściwych kodów. Certyfikat KSeF typu 2 potrzebny do oznaczeń w trybach szczególnych trzeba uzyskać wcześniej.

Nie stosuj terminu offline24 do każdej przerwy. Przy zaplanowanej niedostępności fakturę dosyła się najpóźniej dzień po jej zakończeniu. W czasie awarii ogłoszonej przez MF dokument można przekazać kontrahentowi w uzgodniony sposób, a następnie wysłać do KSeF w ciągu siedmiu dni roboczych od zakończenia awarii. Awaria całkowita ma odrębne zasady i nie powoduje późniejszego ponownego wysyłania wystawionych wtedy faktur.

Po wystawieniu: dostarczenie i archiwum

Krajowy nabywca z NIP ma dostęp do prawidłowo wystawionej faktury w KSeF. Wizualizacja PDF może pomagać operacyjnie, ale numer KSeF i dokument w systemie są kluczowe dla potwierdzenia procesu.

Ustal, gdzie firma przechowuje własny numer faktury, numer KSeF, UPO i status ewentualnej korekty. Sam KSeF przechowuje faktury, lecz firma nadal potrzebuje uporządkowanego powiązania dokumentu ze sprzedażą, płatnością i księgowością.